Proje; önceden belirlenmiş sonuçlara ulaşabilmek için organize edilmiş faaliyetler zinciri olarak tanımlanabilir. Proje yönetimi ise; kısıtlı zaman, maliyet ve teknik durumları dikkate alarak, projenin en etkin bir biçimde gerçekleşebilmesi için insan, araç – gereç, materyal gibi kaynakların planlanması, yönetilmesi ve kontrol edilmesi işlevidir. Bir proje yöneticisi temel olarak; doğru kaynakları bulma, insanları görevlendirme, ilgili departmanları organize etme ve bu süreçleri kontrol etme gibi işlerden sorumludur. Bu sorumlulukları yerine getirirken, zaman kavramını da iyi yönetmesi gerekir. Zamanlaması gereken tarihleri ve bitiş sürelerini iyi şekilde yönetmesi firmanın finansal döngüsünü ivmelendireceği gibi firmanın gücünü de ortaya çıkaracaktır. Eğer bir proje zamanında bitmemiş ise proje yöneticisi bu durumu mevcut şartlara bağlayamaz, onun görevi, zaman kavramını en etkili şekilde kullanmaktır.
Proje yönetiminin yararları nelerdir?
İnsan, araç – gereç, materyal, para ve bilginin etkili kullanımını sağlar. Uygun maliyette, zamanda ve istenilen düzeyde performans oluşturarak, müşteri tatminini mümkün kılar. Şirket hedeflerine zamanında ulaşma, değişen sosyal, ekonomik, politik ve teknik sınırlamalara karşı işletmeyi koruma konusunda yardımcı olur. Yeni distribütörlüklerle beraber yeni ürünleri firmaya kazandırır.
Üretim becerisi kazandırır.
Proje yönetimine ne zaman ihtiyaç duyulur?
● İş büyük ve karmaşık olduğunda, (PCBA olarak ve yüksek adette teklif verildiğinde)
● İş birden fazla faaliyetin koordinasyonunu gerektirdiğinde,(PCB, dizgi, elektronik komponent tedariği)
● Belirli zaman ve maliyet sınırlaması söz konusu olduğunda.
● Projede ürün bazlı düşünüldüğünde bazı ürünlerin pahalı ama totalde birim fiyatın uygun olmasında.
Proje Yöneticisinin Rol ve Sorumlulukları
● Teknik ve idari faaliyetleri yönlendirmek ve entegrasyonunu sağlamak,
● Projenin gelişimini ve sonuçlarını sürekli olarak izlemek ve değerlendirmek,
● Müşteriye ve üst yönetime projenin gelişimi ve karşılaşılan problemler hakkında bilgi vermek,
● Proje faaliyetlerinin sözleşmeye ve planlara uygunluğunu gözlemlemek,
● Müşterilerin sorunlarına verilen cevapların yeterliliğini, doğruluğunu ve zamanında olduğunu garanti etmek,
● İş gücü, zaman ve malzeme ile ilgili değişiklikleri üst yönetime ve etkilenen diğer departmanlara zamanında rapor etmek,
Proje Yöneticisinde Olması Gereken Özellikler
● Hedefleri ve bu hedeflere ulaşabilmek için gerekli planları iyi belirleyebilmek,
● Kişileri, fikirleri ve kaynakları etkin bir biçimde koordine edebilmek,
● Projenin kapsamını ve firmanın başarısındaki önemini kavrayabilmek ve bunu tüm proje grubu elemanlarına aktarabilmek,
● Grup içi anlaşmazlıkları ve kişisel çekişmeleri ortadan kaldırabilmek,
● Tüm ekibi projenin başarılı bir biçimde sonuçlandırabilmesi için motive edebilmek,
● Yetki ve sorumlulukları uygun bir biçimde dağıtabilmek,
● Sürekli olarak müşteriyi odak kabul etmek, müşteri tatmini için uğraşmak,
● Projenin planlar çerçevesinde gelişimini izlemek, gerektiği takdirde düzeltici faaliyetlerde bulunmak.
Başarılı olarak yönetilen bir proje, müşterinin istediği zamanda (veya daha önce) teslim edilen, taahhüt edilen fonksiyonları yerine getiren ve önceden satın alınan fiyat doğrultusunda gerçekleşen projedir.
Doğru ve karalı bir projeyi sürdürebilmek için Project Management Institute (PMI) tarafından tanımlanan standart süreçlerini iyi takip etmek gerekir.
Başlama süreçleri
“Başlamak başarmanın yarısıdır” sözü bu noktada güzel bir özet olarak verilebilir. Yeni bir firma ile irtibata geçmek, yeni bir firma bulmak ve bu süreçten sonra firma ile aynı frekansta kalmak çok önemlidir. Müşteriye firmanın karakterini entegre etmek meşakkatli ve zaman alan bir süreçtir.
Planlama süreçleri
İstenilen ürünlerin, taahhüt edilen tarihlerde müşteriye verilebilmesi için zamanında tedarik edilmesi gerekir. Planlamanın doğru yapılamaması durumunda oluşabilecek zaman kaybı, firmanın prestij ve finans kaybına neden olur ki bu hiçbir firma tarafından kabul edilemeyecek bir durumdur. Teslimatın zamanında yapılmasını sağlamak için riskleri tanımlamak ve yönetmek gerekir.
Uygulama süreçleri
Çalışma planının yapılabilmesi ve ihtiyaç olan ürünlerin zamanında sağlanabilmesi için son tarihler net olarak belirlenmelidir. Ürünlerin belirtilen tarihte hazır bulunması için; siparişin verilmesinden müşterinin deposuna girişine kadarki süre doğru yönetilmelidir. Bu süreçte ürünlerin uygun fiyatlardan, doğru distribütörlerden geçmesi gerekir.
Kapatma süreçleri
Ürünün nihai sürecinde oluşan beklenmedik faktörler ve bunun sonucunda doğacak fiyat değişikliği ve zamanı etkileyebilecek unsurların belirlenmesi ve bunun rapor edilmesi gerekir.
